15 Rahasia yang Diketahui Orang Sukses tentang Manajemen Waktu

Rahasia pertama adalah waktu adalah sumber daya Anda yang paling berharga dan paling langka. Sebagai seorang CEO yang kesal dengan interupsi terus-menerus, penulis Kevin Cruz memasang tanda besar dengan angka 1.440. Memandang harinya sebagai 1.440 menit potensi keberhasilan membantunya fokus pada tugas-tugas penting. Karyawannya mulai meniru pola pikir ini, sehingga meningkatkan produktivitas. Wawancara dan survei Cruz dengan orang-orang berprestasi tinggi menegaskan bahwa mereka memiliki sudut pandang yang sama. Mereka mengakui waktu sebagai aset mereka yang paling berharga. 

Rahasia kedua adalah mengidentifikasi tugas Anda yang paling penting, dan kerjakan terlebih dahulu. Orang-orang sukses fokus pada prioritas utama mereka, tujuan jangka panjang, dan mengidentifikasi tujuan jangka pendek spesifik yang bermakna yang harus mereka capai terlebih dahulu. Memecah tujuan jangka pendek menjadi langkah-langkah yang terukur memandu orang-orang yang berprestasi tinggi ke tugas-tugas mereka yang paling penting. 

Rahasia ketiga adalah bekerja dari kalender Anda, bukan daftar tugas. Menghilangkan satu masalah dari daftar tugas hanya akan menciptakan lebih banyak masalah. Penelitian menunjukkan bahwa sebagian besar pembuat daftar tidak pernah menyelesaikan 41% dari pekerjaan yang mereka rencanakan. Daftar harian cenderung mengacak urutan kepentingan di antara tugas-tugas Anda, sehingga mengacaukan fokus Anda. Sebagian besar CEO yang sukses mengandalkan kalender yang dijadwalkan secara ketat yang memungkinkan waktu untuk fokus pada tugas-tugas yang paling penting. Para pemain yang kuat membuat kalender mereka bekerja keras dengan menyediakan waktu untuk konsentrasi sendiri, untuk komunikasi satu lawan satu, dan untuk masukan tim. Mereka juga menyediakan waktu untuk relaksasi. 

Rahasia keempat adalah, untuk mengatasi penundaan, kalahkan masa depan diri Anda. Kebanyakan orang mengatakan penundaan adalah alasan mengapa mereka memilih tugas yang lebih mudah terlebih dahulu atau percaya bahwa mereka akan bekerja lebih baik nanti. Daripada menunda, cobalah beberapa penghilang penundaan. Misalnya, lakukan sekarang apa yang Anda janjikan akan Anda lakukan nanti. Jika Anda mengatakan akan berolahraga atau melakukan pekerjaan yang menjengkelkan dalam lima menit, lakukan sekarang, atau coba bayangkan hasilnya. Apakah menyelesaikan tugas akan membuat Anda senang atau gagal menyelesaikannya akan membuat Anda sakit, bayangkan hasil dari tindakan Anda. Cara lain untuk menunda-nunda pekerjaan adalah dengan berperilaku seperti orang yang Anda harapkan. Jangkar nilai-nilai Anda dan buatlah komitmen yang lebih kuat terhadap perilaku yang ingin Anda tiru. 

Rahasia kelima adalah, akan selalu ada lebih banyak yang harus dilakukan. Orang-orang sukses menerima keterbatasan mereka. Mereka memilih prioritas harian mereka dan meninggalkan sisanya untuk hari lain. Mengatasi beban tanggung jawab yang terus-menerus akan membantu Anda menjalani kehidupan normal, dan merawat diri sendiri dan keluarga Anda tanpa rasa bersalah. 

Keenam, selalu membawa buku catatan. Beberapa miliarder paling terkenal di dunia, termasuk Sir Richard Branson, mengaitkan kesuksesan mereka dengan selalu membawa buku catatan. Mencatat pikiran-pikiran yang menyimpang, catatan rapat, dan ide-ide hebat menciptakan kesan yang tak terhapuskan. Penelitian menunjukkan bahwa otak menggunakan beberapa fungsi yang saling terkait untuk memproses informasi tulisan tangan. Hal ini menghasilkan ingatan akurat yang lebih aktif daripada mengetik. Transfer catatan Anda ke komputer untuk referensi permanen di masa depan. 

Ketujuh, kendalikan kotak masuk Anda. Sebuah survei oleh McKinsey Global Institute mengindikasikan bahwa pekerja kantoran menghabiskan 1/3 hari mereka untuk membaca dan membalas email. Gunakan sistem tiga, dua, satu, nol untuk menjaga email tetap pada tempatnya. Tiga kali sehari, luangkan waktu 21 menit untuk meninjau pesan Anda. Tujuan Anda adalah kotak masuk tanpa email baru. Batas waktu yang sewenang-wenang ini akan memfokuskan Anda untuk membalas dengan jawaban yang jelas dan ringkas. Untuk setiap email, putuskan apakah Anda harus segera mengerjakannya, memasukkannya ke dalam kalender untuk ditindaklanjuti nanti, mendelegasikannya, atau mengarsipkannya.

Rahasia kedelapan tentang manajemen waktu adalah menjadwalkan dan menghadiri rapat sebagai pilihan terakhir. Jangan mengatur atau menghadiri rapat kecuali jika bentuk komunikasi alternatif tidak memadai. Banyak wirausahawan menggunakan pertemuan singkat setiap hari sebagai cara yang lebih efisien dan menyatukan untuk membuat tim mereka bergerak. 

Kesembilan, katakan tidak pada segala sesuatu yang tidak mendukung tujuan langsung Anda. Tokoh bisnis Warren Buffett menyarankan agar orang-orang yang sangat sukses mengatakan tidak pada hampir semua hal. Mereka menyadari bahwa setiap komitmen waktu mereka dapat mengakibatkan hilangnya peluang lain. 

Ke-10, ikuti Prinsip Pareto yang kuat yang menyatakan bahwa 20% usaha menyumbang 80% hasil. Calon miliarder menerapkan prinsip ekonomi ini untuk mengidentifikasi cara paling efisien untuk menggunakan keterampilan luar biasa mereka atau untuk menyelesaikan tugas-tugas penting. 

Rahasia ke-11 adalah fokus pada kekuatan dan hasrat unik Anda. Sebuah tim peneliti Harvard meminta karyawan untuk menganalisis tugas-tugas yang mereka lakukan berdasarkan tiga pertanyaan, bisakah mereka meninggalkan tugas itu sepenuhnya karena dianggap tidak perlu? Bisakah mereka mendelegasikannya kepada bawahan yang kompeten? Dan jika mereka harus melakukan tugas tersebut, bisakah mereka menelaahnya untuk mengembangkan solusi yang lebih efisien? Setiap karyawan menghemat rata-rata enam jam di meja kerja mereka dan dua jam rapat selama seminggu. Mengalihdayakan tugas-tugas yang lebih mudah membebaskan waktu dan energi mental Anda untuk berkonsentrasi pada tujuan yang bermakna. 

12 adalah mengumpulkan pekerjaan Anda dengan tema-tema yang berulang. Pengusaha inovatif menetapkan tema untuk hari-hari kantor mereka sehingga karyawan mereka dapat berkonsentrasi pada satu jenis pekerjaan tertentu. Tema-tema yang dijadwalkan dapat mencakup hari rapat atau seminar pelatihan kelompok. Tema-tema lain termasuk hari fokus untuk berkonsentrasi pada tugas-tugas penting tertentu dan hari penyangga untuk mengejar ketinggalan. Pendekatan ini mendorong konsentrasi kolektif yang memacu produktivitas.

13. Jika Anda bisa melakukan tugas dalam waktu kurang dari lima menit, lakukan segera. Orang-orang yang berprestasi tinggi mencari pengembalian segera atas waktu mereka. Untuk mempercepat pekerjaan yang masuk, segera tangani email, delegasikan sebanyak mungkin. Selesaikan secara instan apa pun yang dapat Anda tangani hanya dalam beberapa menit. Pindahkan tugas-tugas yang memakan waktu ke kalender Anda. Buat blok waktu mingguan untuk menangani tugas-tugas rutin. 

Rahasia ke-14 adalah menggunakan pagi hari untuk memperkuat pikiran, tubuh, dan jiwa Anda. Sebagian besar wirausahawan menerapkan rutinitas pagi hari untuk menyegarkan kembali fisik dan mental dengan banyak air, makanan sehat, dan olahraga. 

Rahasia ke-15 dan terakhir adalah produktivitas adalah tentang energi dan fokus, bukan waktu. Pekerja keras menjadwalkan waktu untuk relaksasi. Menghabiskan lebih banyak waktu untuk bekerja tidak menjamin hasil yang lebih baik. Kapasitas otak untuk memproses data secara efisien akan berkurang sepanjang hari. Sering-seringlah beristirahat untuk minum air putih, camilan bergizi, dan olahraga ringan untuk meremajakan pikiran dan mendorong produktivitas yang lebih besar. Ambil waktu istirahat yang cukup untuk membangun energi. Atlet Olimpiade bergantung pada tidur untuk merevitalisasi tubuh mereka. Shannon Miller, peraih medali Olimpiade tujuh kali dalam senam, menikmati tidur siang singkat. Makanan sehat, kesenangan, istirahat, dan rekreasi secara konsisten memperbaharui stamina fisik dan fokus mental Anda. Hal ini mendorong produktivitas yang lebih besar dan meningkatkan kehidupan Anda dalam bermain dan bekerja. Orang-orang sukses membangun energi dan fokus untuk membuat setiap menitnya berarti.